Ce document vous présente la Politique de respect de la vie privée (la « Politique ») mise en place par l’ATCRQ. (« ATCRQ » ou « nous »), propriétaire et gestionnaire de l’ATCRQ de transmission de courriels (l’ « ATCRQ ») offert sur le présent site (« Site »), afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels ou confidentiels et le respect de votre vie privée.

Que vise-t-on par « renseignements personnels » ?

Un « renseignement personnel » est une information qui concerne une personne physique et qui sert à l’identifier. Par exemple, les renseignements personnels peuvent viser votre nom, vos coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone à domicile, adresse électronique), votre date de naissance, les informations relatives à votre carte de crédit ainsi que votre code d’accès au Site.

Cette Politique s’applique aux actes posés par l’ATCRQ à l’égard des renseignements personnels des personnes et, selon le contexte, à l’égard des renseignements confidentiels ou sensibles des entreprises (collectivement, les « Renseignements ») qui se sont inscrites au Service ATCRQ (les « Clients » ou « vous ») ainsi qu’aux actes posés par les Clients à l’égard des destinataires d’envois ciblés par courriel dans le cadre de l’utilisation du Service ATCRQ (les « Destinataires »).

Dans les présentes, nous vous présentons les modalités applicables aux questions suivantes :

1. Comment recueille-t-on mes Renseignements?
2. Comment utilise-t-on mes renseignements?
   1. Dans le cadre de la gestion de nos services
   2. À des fins promotionnelles
   3. Dans le cadre des services offerts par nos fournisseurs externes
   4. Dans le contexte d’une obligation légale
3. Comment protège-t-on mes Renseignements?
4. Le paiement en ligne est-il sécurisé?
5. Existe-t-il des situations d’exception ?
6. Utilisez-vous des témoins ou autre technologie de traçage?
7. Combien de temps conserve-t-on mes Renseignements?
8. Quelles sont mes obligations en tant que Client ?
9. Comment assure-t-on l’exactitude et la mise à jour de mes Renseignements?
10. Cette politique peut-elle être modifiée ?
11. Comment peut-on vous contacter ?

1) COMMENT RECUEILLE-T-ON MES RENSEIGNEMENTS ?

ATCRQ ne recueille des « renseignements personnels » (qui lui sont fournis par des personnes physiques autrement qu’à titre de représentante d’une compagnie (ou personne morale), conformément à la définition apparaissant ci-haut) que dans les limites de ce qui s’avère nécessaire à l’exécution du Site de l’ATCRQ.

Nous recueillons des Renseignements lors de votre inscription comme Client.  Plus particulièrement, nous recueillons vos nom, adresse courriel, adresse postale et numéros de téléphone et de télécopieur.  Pour compléter votre inscription, un nom d’usager (qui peut ou non révéler votre identité, à votre choix) et un code d’accès vous sont décernés. Il vous appartient de veiller à la confidentialité de votre code d’accès. Une fois inscrit, il vous est loisible de modifier votre code d’accès au moyen du dispositif prévu à cette fin. 

Certains Renseignements additionnels sont également requis dans le contexte du paiement de l’ ATCRQ en ligne.

2) COMMENT UTILISE-T-ON MES RENSEIGNEMENTS ?

Soyez d’abord rassurés qu’en aucun cas l’ATCRQ ne vendra, ne donnera ni n’échangera vos Renseignements à des tiers à des fins commerciales sans votre consentement.  De plus, l’ATCRQ et ses Clients s’engagent à ne pas louer, vendre ou partager leurs listes de Clients ou de Destinataires à des tierces parties sans le consentement des Clients ou Destinataires abonnés sauf dans les circonstances exceptionnelles spécifiquement décrites dans les présentes.

1- Dans le cadre de la gestion de nos services

D’une façon générale, nous utilisons vos Renseignements lors de l’exécution du Site de l’ATCRQ, à des fins de facturation, ainsi que dans certains cas, pour résoudre des problèmes techniques.

2- À des fins promotionnelles

L’ATCRQ pourra à l’occasion utiliser le nom de ses Clients et certaines données statistiques comme référence à des fins de promotion auprès de clients potentiels. Le Client accepte que ces informations soient utilisées par l’ATCRQ à des fins promotionnelles et renonce à toute forme de compensation à l’égard de cette utilisation.  Dans tous les cas, ATCRQ se conformera à sa Politique anti-pourriel affichée sur ce Site.

3- Dans le cadre des services offerts par nos fournisseurs externes

Il peut arriver que l’ATCRQ fasse appel à des fournisseurs de service externes pour offrir un service de qualité supérieure dans certains domaines spécifiques. Dans ce contexte, certains de vos Renseignements peuvent être transmis à ces fournisseurs. Ces fournisseurs sont liés par contrat à la présente Politique ainsi qu’à la Politique anti-pourriel affichée sur ce Site et doivent utiliser les Renseignements fournis uniquement en relation avec les services destinés à l’ATCRQ.

Si toutefois ces fournisseurs de service externes désiraient vous demander directement des renseignements supplémentaires (par ex. afin d’analyser votre utilisation de leurs services), vous en serez averti. Si vous décidiez de fournir ces renseignements, la politique de protection de la vie privée du fournisseur externe s’appliquerait alors à cette communication.

4- Dans le contexte d’une obligation légale

L’ATCRQ pourrait avoir à révéler vos Renseignements aux personnes ou autorités compétentes si cela s’avérait nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou pour obéir à une injonction judiciaire, pour protéger et défendre ses droits ou pour faire respecter les conditions d´utilisation de son service.

3) COMMENT PROTÈGE-T-ON MES RENSEIGNEMENTS ?

L’ATCRQ se conforme notamment à la Loi sur la Protection des renseignements personnels du Canada ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.  L’ATCRQ emploie diverses mesures pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos Renseignements. Ces mesures ont pour objet de prévenir la perte ou le vol de vos Renseignements, ainsi que leur reproduction, modification, utilisation, consultation et dévoilement non autorisés.

Notre Site est sécurisé au moyen de technologies reconnues dans l’industrie.  Seul le personnel autorisé peut avoir accès à vos Renseignements, et ce, aux seules fins énoncées dans les présentes ou dictées par le service offert.  Des ententes sont également signées entre l’ATCRQ et ses employés et sous-contractants pour que vos Renseignements soient utilisés d’une manière conforme à la présente Politique et à toute loi, règle et règlements applicables.

Cependant, aucun système n’étant infaillible, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements.

4) LE PAIEMENT EN LIGNE EST-IL SÉCURISÉ ?

Dans le cadre du paiement en ligne de l’ATCRQ, certains renseignements sensibles sont requis (nom, adresse, courriel, numéro de carte de crédit, etc.). Afin d’en assurer la protection, vos Renseignements et informations de crédit sont cryptés selon le protocole SSL (Secure Socket Layer) standardisé par l’industrie, avant d’être transmis sur Internet.

L’ATCRQ pourra utiliser les services d’une tierce partie pour prendre en charge le processus de paiement de l’ATCRQ. Cet intermédiaire détient l’autorisation de conserver les données des transactions effectuées par nos Clients par l’entremise du Site, et ce, dans le seul but d’assurer un processus de paiement sécurisé et l’archivage des preuves de transaction aux fins de la protection et du suivi efficaces des Clients de l’ATCRQ. Ces données transactionnelles peuvent également servir à des fins de validation et de suivi d’inscription d’un Client au service.

5) EXISTE-T-IL DES SITUATIONS D’EXCEPTION ?

Si jamais nous désirions utiliser ou dévoiler vos Renseignements à des fins autres que celles spécifiquement décrites dans la présente Politique, nous nous engageons à obtenir votre consentement. 

Selon la nature de l’information, votre consentement pourra être fourni oralement, par voie d’un formulaire ou d’une correspondance ou, dans certains cas, de façon implicite si votre consentement peut être clairement déduit des gestes posés.

6) UTILISEZ-VOUS DES TÉMOINS OU AUTRE TECHNOLOGIE DE TRAÇAGE ?

Qu’est-ce qu’un « témoin » ?

Un « témoin » est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique qui est transféré du Site au disque dur de votre ordinateur et qui permet d’identifier les utilisateurs d’un site et de suivre certaines de leurs activités sur ce site. 

Dans notre cas, nous utilisons une combinaison de technologie nous permettant d’obtenir des statistiques de comportements en ligne. Entre autres, nous utilisons une image invisible qui nous permet de retracer et d’identifier les membres qui ouvrent les courriels. Ces outils nous permettent de vérifier les adresses de courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d’ouverture des messages. Ces données nous permettent d’optimiser la transmission des courriels en plus de s’assurer du respect des règles de diffusion des courriels en nombre transmis par nos Clients.

Des témoins sont utilisés dans le fonctionnement des interfaces de gestion de notre site. Ceux-ci ne sont destinés qu’à offrir à nos Client l’accès à des informations plus personnalisées sur nos produits et services.

Nous utilisons ces technologies uniquement dans le but d’améliorer la qualité de notre Site et de notre service et afin de vous offrir des renseignements marketing pertinents sur les Destinataires de vos envois, par exemple pour connaître les statistiques de taux d’ouverture de vos courriels.  Le caractère anonyme des internautes qui visitent notre site est préservé en tout temps.

7) COMBIEN DE TEMPS CONSERVE-T-ON MES RENSEIGNEMENTS ?

L’ATCRQ ne conservera vos Renseignements que pour la période essentielle à l’utilisation de l’ATCRQ pour les fins auxquelles il est destiné.

L’ATCRQ s’engage à supprimer ou à détruire les Renseignements à votre compte dès la fermeture de votre compte, à moins d’une obligation légale à l’effet contraire.

Les Renseignements collectés dans le cadre d’analyses statistiques peuvent être conservées pendant un temps indéterminé mais celles-ci ne permettent pas de vous identifier ou d’accéder à d’autres renseignements qui vous concernent personnellement.

8) QUELLES SONT MES OBLIGATIONS EN TANT QUE CLIENT ?

Vous avez l’obligation de veiller à garder votre code d’accès secret et de ne le divulguer à personne. 

De plus, vous avez l’obligation de respecter en tous points les modalités contenues dans la présente Politique ainsi que dans la Politique anti-pourriel qui la complète (voir la Politique anti-pourriel), à l’égard des Destinataires des messages courriels que vous communiquez ou désirez communiquer dans le cadre de l’utilisation du service ATCRQ.

L’ATCRQ interdit l’importation de données ou informations personnellement identifiables (PII en anglais) dites sensibles, et/ou confidentielles telle que : numéro d’assurances social, information médicale, passeports, si aucune sécurité adéquate existe.

9) COMMENT ASSURE-T-ON L’EXACTITUDE ET LA MISE À JOUR DE MES RENSEIGNEMENTS ?

Nous tenons à nous assurer que les Renseignements consignés aux dossiers de nos Clients demeurent exacts, complets et à jour.  Il est de ce fait important de nous signaler tout changement pertinent dans vos Renseignements personnels ou vos coordonnées d’affaires.  Vous pouvez communiquer avec nous par courriel à atcrq@atcrq.ca afin de corriger ou de valider les informations soumises lors de votre inscription. Vous êtes également autorisé à consulter votre dossier dans le but de vérifier l’exactitude des Renseignements vous concernant par tous les moyens mis à votre disposition à cet effet.

Les Destinataires des listes d’envois par courriel sont invités à communiquer directement avec le Client pour corriger ou valider les informations personnelles relatives à leur(s) souscription(s) à des courriels marketing.

10) CETTE POLITIQUE PEUT-ELLE ÊTRE MODIFIÉE ?

La présente Politique peut être mise à jour de temps à autre. L’ATCRQ se réserve le droit de modifier la présente politique à son gré, en ajoutant ou en supprimant certaines modalités. 

Pour vous aider à repérer les modifications à la Politique, selon le cas, nous afficherons les dates de modification visiblement dans un espace réservé à cet effet sur le Site.

11) COMMENT PEUT-ON VOUS CONTACTER ?

Si vous avez des questions au sujet de cette Politique, de ses dernières mises à jour ou de nos pratiques relatives à la collecte, l’utilisation, la conservation ou la divulgation de vos renseignements personnels, ou pour faire une plainte ou rapporter des abus de la part de tiers, n’hésitez pas à communiquer avec Valérie Bellerose, Vice-présidente de ATCRQ, par courriel à atcrq@atcrq.ca ou à l’adresse postale suivante :

ATCRQ / ATCRQ
118, Radisson
6e étage
Trois-Rivières (Québec)
G9A 2C4